Verban pen en papier. Omarm de 21ste eeuw

In meer dan 80% van de ondernemingen, registreren bezoekers zich nog steeds bij de receptie met pen en papier. Dit heeft tot gevolg dat hij lang moet wachten en het imago van de onderneming is minder aantrekkelijk. De verzamelde informatie is bijna van nutteloze waarde, want heel vaak onleesbaar en wordt dus zelden gebruikt. De bezoekers nemen ook vaak niet de moeite om zich uit te schrijven.

Met onze Visitor Management-applicatie maken medewerkers, bezoekers en de receptie gebruik van hetzelfde eenvoudige, gebruiksvriendelijke webbased systeem. Koppel gewoon een DYMO-printer aan bij de receptie als u badges wilt printen. Installeer een bezoekersscherm (PC of touchscreen) aan de ingang van de onderneming en de bezoekers kunnen zichzelf registreren (inchecken).

Met Visitor Management krijgt u een efficiënte communicatie en een gedetailleerde en nauwkeurige rapportage. Vaarwel pen en papier

Word ook Proxyclick

Een groot aantal van de meest toonaangevende ondernemingen vertrouwen dagelijks onze oplossingen. Word ook Proxyclick.

Waarom Visitor Management gebruiken?

Naast de voor de hand liggende reden om vaarwel te zeggen aan de registratie met pen en papier aan de receptie, ziehier vier van de belangrijkste voordelen die u zou kunnen overwegen:

Een betrouwbare bezoekerslijst (emergency list)

Met Visitor Management is uw bezoekerslijst met één muisklik beschikbaar om af te drukken in geval van nood. Het is up to date en bevat nuttige velden (naast de identiteit van de bezoekers), zoals bijvoorbeeld het mobiele nummer van de bezoeker of zijn nummerplaat.

Heel vaak verlaten bezoekers het gebouw zonder dit in het register in te vullen (uitchecken). Bijgevolg is het register niet bijgewerkt. Met Proxyclick ontvangt de bezochte persoon (gastheer/-vrouw) automatisch een e-mail met het verzoek de bezoeker uit te checken, wanneer deze zich niet heeft uitgeschreven na het vermeende einde van de vergadering.

Bezoekers die zich echt welkom voelen

Met Visitor Management voelt uw bezoeker zich echt welkom. Wanneer het bezoek is vastgelegd, ontvangt hij een automatische e-mail met daarin de details van de vergadering.

Vervolgens, de dag van de vergadering, beschikt de receptie over alle informatie via hun Proxyclick- interface om de bezoekers op een gepersonaliseerde manier te ontvangen: naam van bezoeker en gastheer/-vrouw, vergaderzaal, eventuele specificaties.

Als u ervoor kiest om een bezoekersscherm te installeren waarop bezoekers zich kunnen inchecken, dan zullen zij een modern imago hebben van uw onderneming.

Vereenvoudigde communicatie

De gegevens met betrekking tot een bezoek worden slechts eenmaal ingevoerd en worden tijdens het gehele proces gebruikt: gaande van de uitnodiging verstuurd naar de bezoeker met routebeschrijving tot de rapportages voor de receptie, via de bezoekersregistratie en de automatische e-mail gestuurd naar de gastheer/-vrouw. Bovendien, als u ook gebruik maakt van onze Parking Management-module, kunt u een beschikbare parkeerplaats reserveren en deze aan de bezoeker en de receptie communiceren met een eenvoudige muisklik.

Maak slim gebruik van de bezoekersinformatie

Moet u een bijkomende persoon voorzien aan de receptie op dagen wanneer er een piek van bezoekers wordt verwacht? Welk departement van uw onderneming ontvangt de meeste bezoekers? Hoe lang is de schoonmaakploeg daadwerkelijk aanwezig in uw gebouw? Welke ondernemingen bezoeken u het vaakst?

Dankzij een eenvoudige Excel-export van uw Visitor Management, zult u antwoord krijgen op deze en nog vele andere vragen.

Start in minder dan 5 minuten

Alles wat u nodig heeft is een PC die aangesloten is op het internet. Nodig uw collega's uit op het platform om hun bezoekers aan te kondigen. De onthaalmedewerkers hebben een overzicht van alle bezoekers op hun scherm, waarop ze deze kunnen inchecken met één muisklik.